Reisepolicy for tillitsvalgte, frivillige og medlemmer av LHL

Innhold:

1. Formål
2. Bestillingskanal / avtaler
3. Miljøhensyn
4. Bruk av tog, buss, båt og drosje
5. Bruk av bil
6. Bruk av fly
7. Mat på reise
8. Overnatting
9. Reiseøkonomi
10. Avbestilling og endring av billetter
11. Reiseregning
12. Avvik fra policy

1: Formål

Denne reisepolicyen gjelder for alle reiser som betales av LHL. Formålet er å redusere LHLs kostnader knyttet til reise, minimere miljøkostnader og tilrettelegge for likebehandling. Det er den enkelte reisebestillers ansvar å sikre et nøkternt kostnadsnivå vedrørende bestilling av reiser.

Lojaliteten til en leverandør skal ikke overstige lojaliteten til arbeidsgivers kostnader.

2: Bestillingskanal / avtaler

Alle reiser, herunder fly, tog, hotell og leiebil bestilles hos LHLs reisebyrå Berg Hansen (tlf 63 94 27 80, e-post: ). Faktura sendes direkte til LHL.

Ved bestilling må en oppgi et 6-sifret koststedsnummer som er knyttet til formålet med reisen. Kontakt administrasjonen dersom du mangler koststedsnummer og skal bestille en reise.

Gjennom FFO har LHL og LHLs medlemmer tilgang til hotellavtaler: https://www.ffo.no/om-ffo/hotellavtaler

3: Miljøhensyn

LHL har en målsetting om å alltid vurdere miljøhensyn i forbindelse med reiser. Det skal alltid vurderes nødvendigheten av selve reisen i et kostnads- og miljøperspektiv, inkludert en vurdering av om video/telefonkonferanse kan erstatte det fysiske møtet. Dersom reisen skal gjennomføres skal den reisende også ta miljøhensyn ved valg av leverandør og transportmiddel.

4: Bruk av tog, buss, båt og drosje

Når reisen vil ta under 5 timer med tog/buss/båt skal i utgangspunktet disse transportmidlene benyttes. Drosje kan benyttes ved korte avstander når det ikke er alternative reisemåter, mye og tung bagasje som skal fraktes og når det er nødvendig av helsemessige årsaker. Drosje kan også benyttes dersom dette er den rimeligste reisemåte når flere reiser sammen. Dersom det er praktisk mulig, så velges miljøvennlige drosjer. Når drosje benyttes, skal alltid grunnen oppgis på reiseregningen.

5: Bruk av bil

Bil kan benyttes dersom alternativ reisemåte vil medføre vesentlig tap av tid og/eller ulempe for den enkelte, samt dersom dette er en rimelig og tidsbesparende reisemåte. Husk å ta med utgifter til parkering i kostnadsvurderingen. Privatbiler brukt til arrangementer i LHL skal om mulig fylles opp med flere passasjerer. Om privatbil må benyttes refunderes utlegg etter statens satser for skattefri kilometergodtgjørelse.

6: Bruk av fly

Er reisetiden over 5 timer med tog, buss eller båt kan en bestille flybilletter dersom det er et alternativ. Det skal bestilles rimeligst mulig billetter. Ved behov for fleksible billetter må dette avklares med administrasjonen. LHL dekker normalt ikke for bestilling av fast track, setereservasjon og andre tilleggsytelser. Unntak kan innvilges knyttet til helsemessige årsaker.

7: Mat på reise

På reiser som varer over 4 timer kan LHL dekke utgifter til kjøp av et enkelt måltid mot fremvisning av kvittering.

8: Overnatting

LHL skal ha en nøktern standard på arrangementer, møtelokaler og overnatting. Samtidig skal det tas hensyn til funksjonalitet, tilpassede behov og bekvemmelighet med tanke på våre målgrupper.  Vi skal prioritere overnattingssteder og møtelokaler som er tilgjengelige med kollektive og miljøvennlige transportløsninger og med uttalt miljøprofil. Serveringsted /overnattingssted skal ha tariffavtale.

Ved behov for ekstra overnatting i forkant/etterkant av møter, kurs og andre arrangementer må dette avklares med LHLs administrasjon. Behovet må være grunnet i manglende transportalternativer eller helsesituasjon knyttet til lang reisetid.

9: Reiseøkonomi

God reiseplanlegging er avgjørende for å redusere reisekostnader. Bestill billetter straks det er avklart at reisen skal finne sted.

10: Avbestilling og endring av billetter

Ved behov for å avbestille eller endre billetter må dette avklares med LHLs administrasjon. Ved sykdom skal om mulig egen reiseforsikring brukes til å dekke kostnadene. Det er viktig at avbestilling av reiser og hotellrom gjøres så raskt som mulig.

11: Reiseregning

For utlegg den reisende gjør i forbindelse med reisen skal reiseregning leveres senest innen 2 uker etter avsluttet reise. LHL dekker kun reisekostnader over 200 kroner.

Reiseregningen skal leveres ved å logge inn på Min side > velge Refusjon.

Veileder: Sende inn reiseregning på Min side.

12: Avvik fra policy

Avvik fra denne policyen skal godkjennes av LHLs administrasjon før bestilling gjennomføres. Der det ikke er mulig skal den reisende innhente godkjennelse i etterkant av reisen.